Eventmanagement: Vince Weissbacher und Emilie Kleinszig

Um eine Veranstaltung wie den Österreichischen Filmpreis zu organisieren, braucht es jede Menge Organisation und Kommunikation – besonders, wenn das Event auch als Pilotprojekt für die Zertifizierung mit dem Österreichischen Umweltzeichen fungiert. Die Überlegungen des Event- und Projektmanager-Teams Vince Weissbacher und Emilie Kleinszig fing Oliver Stangl ein.

Wir fanden es besonders spannend, uns dem Thema in Verbindung mit dem Österreichischen Umweltzeichen zu widmen. Bei so einem Pilotprojekt stellen sich zunächst Fragen und Befürchtungen ein, doch zerstreuen sich diese schnell. Grundsätzlich gab es beim Zertifizierungsprozess des Österreichischen Filmpreises mit dem Österreichischen Umweltzeichen gute Unterstützung durch Christian Pladerer von Pulswerk. Auf einer Website kann man sich durch Nachweise einzelne Zertifizierungspunkte holen. Zuvor gab es eine Einschulung, die wir gemeinsam mit Antonia Prochaska von der Akademie des Österreichischen Films genossen.

Das war bereits ein guter theoretischer Einstieg, in der Praxis muss man sich der Sache dann einfach mal nähern und sich drübertrauen. Man muss sich ansehen, wie die Veranstaltung aufgebaut ist: Ist sie Indoor, ist sie Outdoor, wo ist die Location, was passiert auf der Veranstaltung … Auf dieser Basis gibt es Auswahlmöglichkeiten hinsichtlich der eigenen Bedürfnisse. Das führt zu einer Gesamtpunktzahl, die man schließlich erreichen muss. Das ist sozusagen die Pflicht. Dann gibt es noch die Kür, bei der man sich noch weiter hervorheben kann. Zu beachten sind die drei großen Brocken: Location, Catering und Technik. Als wir begonnen haben, war Antonia Prochaska schon recht weit und das Produktionsbüro der Akademie durch Corinna Gollmayr, Assistentin der Geschäftsführung und Nachhaltigkeitsbeauftragtenstellvertreterin, schon nachhaltig adaptiert.

Besonders tricky war es, weil die Location in Grafenegg und das Catering schon vorgegeben waren – man sucht sonst üblicherweise einfach nach Partnern, die bereits zertifiziert sind. Man kann online auch sehen, welche Betriebe bereits ein Umweltzeichen haben, von Technik- bis Busunternehmen. Hier war aber alles bereits fixiert, außerdem gab es ein sehr kleines Umsetzungs-Zeitfenster. Wir mussten also viel Überzeugungsarbeit leisten und die Partner an Bord holen bzw. sie motivieren. Die Partner mussten ein Kooperationsformular ausfüllen, wo ein Großteil der umweltrelevanten Fragen abgehandelt werden. Die Informationen müssen sehr detailliert und belegbar sein, zum Beispiel: Wo kommt der Strom her, wie wird der Müll entsorgt, gibt es Barrierefreiheit usw. Wenn man ein Unternehmen ist, das halbwegs im Jahr 2020 angekommen ist, dann sind das keine unüberwindlichen Schwierigkeiten.

Beim Catering hat Emilie Kleinszig viel übernommen. Da geht es viel um die Produkte im Einkauf und im Sponsoring. Im Rahmen der Filmpreisgala ging man auch die Extrameile: Das komplette Catering inklusive des Mitarbeitercaterings war vegetarisch und regional. Das ist übrigens keine Bedingung bei der Zertifizierung, aber es bringt Extrapunkte. Bei den bezogenen Waren gelten 130 Kilometer Umkreis als Regional. Wenn man das Essen nicht unbedingt aus China oder vom anderen Ende der Welt bezieht, dann ist man im grünen Bereich und kommt gut durch. Saisonalität ist auch wichtig, es macht keinen Sinn, im Winter Wassermelonen oder Erdbeeren anzubieten. Da setzt der Hausverstand den Rahmen.

Schwierig war besonders der Kaffee: Man weiß auch bei Getränken schon hausverstandsmäßig, dass man kein Plastik und keine Wegwerfgebinde verwendet. Die Kaffeekapsel ist natürlich nicht die beste Lösung, weder mülltechnisch noch von den Inhalten ist diese green zu argumentieren. Gleichzeitig wird Kaffee in einem Land wie Österreich immer einen gewissen Transportweg hinter sich haben und das wird man auch anerkennen müssen. Aber man kann gut mit Fair-Trade-Produkten arbeiten, eventuell auf den Espresso verzichten und Kaffeekannen verwenden. Es gibt sogar nachhaltige Kaffeemaschinen, aber auch das würde ich unter dem Punkt der Kür verbuchen.

Das führt zu einem anderen Punkt: Man soll Dinge, die man hat, möglichst lang nutzen und möglichst wenig neu produzieren. Wenn ich also einen Bestand an älteren Elektrogeräten oder Drucksorten habe, dann werde ich diesen nicht wegwerfen, sondern ihn erst einmal aufbrauchen. Erst danach kaufe ich ein neues Gerät mit einer grünen Plakette. Es ist nicht notwendig, alles sofort auf den Kopf zu stellen.

Auch das Thema Transport ist interessant, weil wir mit Grafenegg eine Location hatten, wo fast neunzig Prozent der Gäste aus Wien und Umgebung kamen. Es war also eine weitere Anreise nötig. Auch hier kann man etwas tun, zum Beispiel Busshuttles anbieten. Dann ist man aus Sicht der Zertifizierung schon wieder im grünen Bereich. Man wird nie alles so umstellen können, dass alle zu Fuß oder mit dem Rad kommen. Die Zertifizierung baut darauf auf, mit den bestehenden Gegebenheiten und dem Willen, Lösungen zu finden, ein positives Ergebnis zu erzielen. Auch das Team hat beim Aufbau Fahrgemeinschaften gebildet. Das Material wurde gebündelt transportiert, sodass möglichst wenig Transporte nötig waren. Ich glaube, das entspricht auch einer „2020-Denke“.

Das Punktesystem zum Österreichischen Umweltzeichen ist eine Online-Maske, mit der man sich am Anfang auseinandersetzen muss. Wenn man dann die ersten Sachen zusammenträgt, merkt man, dass es nicht so kompliziert ist. Es fördert sogar, wenn man sich dem hingeben will, einen sportlichen Ehrgeiz. Da hat sich bei mir, Emily und Antonia ein richtiger Jagdtrieb entwickelt, sodass wir am Ende sogar 20 Punkte über unserem Soll waren. Man muss sich einfach drüber trauen. Die Partner müssen natürlich mitspielen, daher muss man ihm die erste Angst davor nehmen.

Man kann sagen, dass meine Arbeit zum Großteil aus Kommunikation besteht. Es geht darum, gemeinsam einen Weg zu finden. Das ist die wichtigste Grundkomponente. Es gibt in jeder Sparte immer die Möglichkeit für grüne Zusatzpunkte.

A/Fund überlegt, selbst die Zertifizierung zum Österreichischen Umweltzeichen zu machen, man muss aber noch sehen, in welcher Form. Wir haben noch nicht das Gefühl, dass die Kunden kommen und sagen, dass sie gern ein Green Event hätten. Das war hier tatsächlich zum ersten Mal der Fall. Wir haben aber bei unseren Filmpreispartnern – das Catering von Mörwald, das Veranstaltungsteam in Grafenegg, die Veranstaltungstechnik von Audiorama – gemerkt, dass ein Wille dafür da ist. Die Reaktion, wenn man es selbst anspricht, ist mittlerweile eher: „Aha, spannend, wie geht das?“ Es ist nicht mehr so, dass man dafür so wie früher manchmal dafür belächelt wird. Ich kann mir gut vorstellen, dass das alles noch viel stärker anwachsen wird.

Beim Filmpreis hat man auch gemerkt, dass die Gäste das alles sehr gut aufgenommen haben, vom Buffet bis zum Dresscode, der auf Reusability gesetzt hat.

a/fund